Government issues guidelines for improved implementation of e-Office in Central Secretariat
Ministry of Personnel, Public Grievances & Pensions
कार्मिक, लोक शिकायत एवं पेंशन मंत्रालय
Government issues guidelines for improved implementation of e-Office in Central Secretariat
सरकार ने केंद्रीय सचिवालय में ई-ऑफिस के बेहतर कार्यान्वयन के लिए दिशानिर्देश जारी किए
eOffice analytics to focus on delayering, monitoring division wise/ bureau wise pendency, status of disposal of e-receipts, streamlining file heads and review of VPN usage
ई-ऑफिस एनालिटिक्स में विलंबन, प्रभागवार/ब्यूरोवार लंबित मामलों की निगरानी, ई-रसीदों के निपटान की स्थिति, फाइल हेड को सुव्यवस्थित करने और वीपीएन के उपयोग की समीक्षा पर ध्यान केंद्रित किया जाएगा
Posted On: 20 JAN 2025 6:49PM by PIB Delhi
Government has issued the following guidelines for improving implementation of e-Office in Central Secretariat to ensure increased efficiency in decision-making.
सरकार ने निर्णय प्रक्रिया में दक्षता बढ़ाने के लिए केन्द्रीय सचिवालय में ई-ऑफिस के कार्यान्वयन में सुधार हेतु निम्नलिखित दिशानिर्देश जारी किए हैं।
All Ministries/ Departments have been advised to display their standing orders of delayering/Channels of Submission on the respective e-Office dashboard. Ministries/ Departments are to review Virtual Private Network (VPN) usagefor identifying non-users and taking steps to deactivate / close idle accounts after due examination and process, They have been advised follow the Central Secretariat Manual of Office Procedure on creation of files and use Knowledge Management System (KMS) for managing the Office Memorandums, Circulars, Orders etc. and for adding them as references in eFiles. Further, a list of all files (Division-wise/bureau-wise)in PDF in the KMS will be placed for reference of all. Government seeks to bring uniformity in designation/ file heads and review Personal Information Management System for clearly identifying distinct levels. Government seeks to streamline the e-Office Analytics dashboard to deepen analytics for Identifying file pendency at each level, identifying time delays and laying emphasis on identifying subject specific pendency, including time taken for statutory clearances, across Ministries/Departments
सभी मंत्रालयों/विभागों को सलाह दी गई है कि वे अपने-अपने ई-ऑफिस डैशबोर्ड पर विलंब के अपने मौजूदा आदेश/प्रस्तुति के चैनल को दर्शाएं। मंत्रालयों/विभागों को गैर-उपयोगकर्ताओं की पहचान करने के लिए वर्चुअल प्राइवेट नेटवर्क (वीपीएन) के इस्तेमाल की समीक्षा करनी है और समुचित जांच और प्रक्रिया के बाद निष्क्रिय खातों को निष्क्रिय/बंद करने के लिए कदम उठाने हैं, उन्हें फाइलों के निर्माण पर कार्यालय प्रक्रिया संबंधी केंद्रीय सचिवालय के मैनुअल का पालन करने और कार्यालय ज्ञापन, परिपत्र, आदेश आदि के प्रबंधन और उन्हें ई-फाइल में संदर्भ के रूप में जोड़ने के लिए ज्ञान प्रबंधन प्रणाली (केएमएस) का उपयोग करने की सलाह दी गई है। इसके अलावा, सभी फाइलों की एक सूची (विभागवार/ब्यूरोवार) पीडीएफ में केएमएस में सभी के संदर्भ के लिए रखी जाएगी। सरकार पदनाम/फाइल शीर्षों में एकरूपता लाने और अलग-अलग स्तरों की स्पष्ट रूप से पहचान करने के लिए व्यक्तिगत सूचना प्रबंधन प्रणाली की समीक्षा करना चाहती है। सरकार प्रत्येक स्तर पर लंबित फाइलों की पहचान करने, समय में देरी की पहचान करने और मंत्रालयों/विभागों में वैधानिक मंजूरी के लिए लगने वाले समय सहित विषय विशेष की लंबित फाइलों की पहचान करने पर जोर देने के लिए ई-ऑफिस एनालिटिक्स डैशबोर्ड को सुव्यवस्थित करना चाहती है।
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